近期,国产非特殊用途化妆品备案管理系统即将推出和调整部分功能,包括账号冻结、禁用语识别和反馈等重磅功能即将上线。小编个人认为,系统调整的目的,一是为了推进企业主体责任的落实,有效防止企业虚假备案、逃避监管;二是统一全国备案把握标准,防止备案产品使用已形成共识的虚假、扩大、医疗宣称词汇,形成统一标准,同时使用系统反馈机制,不断更新涉嫌问题词汇;三是可方便企业变更生产方式和受托实际生产企业,符合化妆品行业随着流行时尚的快捷变化特征;四是可自动汇总分析备案企业、产品、原料有关情况,便于监管部门快速识别和精准监管。相信备案系统的调整,将大大推动备案管理工作的规范化,保障化妆品消费安全。
由于系统尚在最后测试阶段,本文系对本人了解情况的介绍,解读纯属个人感想,不代表官方意见。具体功能以最后实际公布和运行的为准。
企业系统账号冻结功能
☛ 企业预留联系方式或地址不真实、准确,导致备案后检查或日常监督检查工作无法有效开展,系统设置了账号冻结功能。
☛ 检查单位可通过备案信息系统告知栏企业,一个月内主动与检查单位联系,否则可将备案信息系统账号冻结。告知后,系统自动计时,逾期未与检查单位联系的,系统自动冻结该企业的备案信息系统账号,企业登录系统有弹出告知信息。
☛ 自账号被冻结一个月内,企业可向检查单位提交书面说明并申请解除账号冻结,由省级食品药品监督部门根据情况做出是否解除冻结的决定。
☛ 企业逾期未提出申请或省级食品药监管部门不予解除冻结的,该企业已备案产品信息由系统自动清理。
个人解读:企业必须认识到产品备案是化妆品生产经营的首要前提,不断提升管理的能力,据实备案,自觉接受所在地食品药品监管部门(市场监督管理部门)的监管,如实准备和提交备案后检查资料,诚信经营,承担化妆品安全管理责任,一旦发现经营的产品安全风险,主动召回并处置。虚假备案、逃避监管,不仅不符合一个有责任企业的基本要求,也必将来监管部门和消费者的严厉惩处。
禁用词语审核相关功能
☛ 2017 年各省审核和形成共识的化妆品中禁用词语库,已嵌入备案信息系统,企业在产品名称中使用了该禁词语库中词语时,系统自动给备案审核人员提醒。
☛ 目前备案审核的一项重点内容就是标签上宣传用语的审核,对同一书司不同的人可能有不同的理解,各省以及各个审核人员标准尺度难以统一把握,系统建立了疑似禁用词语反馈功能,产品名称或包装标签上,发现禁用词库之外的疑似语时可以即时反馈。系统定期对审核人员反馈的词语进行汇总、统计、分析。目前,正在研究建立相应的机制,通过系统对反馈的禁用词语,进行集体投票判断。
☛ 产品名称的审核实现了系统自动提醒,但包装上的文字审核,一直是备案审核的最大工作量。系统考虑增加一项企业填报内容一包装文字,系统可以自动进行禁用词语筛选。
个人解读:化妆品名称及标签宣称为吸引眼球,经常存在使用一些易形成误导的词汇,如暗示医疗用途、映射特殊功效或使用一些虚假概念等,追求噱头。因中国语言丰富多彩,各人理解有较大差异,因此,通过技术手段,将收集和形成共识的词汇实时对审核人员进行提醒,将有利于全国审核标准的统一,大大减少省际间宣称审核标准和认知的不统一给企业带来的困扰。作为一家规范企业,应该严格遵守法规要求和实际产品作用、功效,将功夫更多用在产品的研发和质量上,不可本末倒置,用文字宣称代替实质功效。
委托生产相关功能
☛ 委托生产的产品,委托方首先进行备案,受托方再进行关联备案
① 委托方和受托方均已完成备案的,产品信息对外公示。
② 无受托方完成关联备案的,视为尚未备案完成,不生成产品备案信息供公众查询。
③ 委托方已提交的备案信息,在受托方尚未进行关联备案的情况下,委托方可以进行变更、注销等操作。
☛ 委托双方均可注销已完成备案产品
① 受托方进行产品注销时,备案系统自动给委托方发送受托方进行产品备案注销的信息。
② 受托方完成注销,导致产品没有实际生产企业的情况,系统在“实际生产企业栏”标注信息“实际生产企业已于(注销日期)注销该产品”。
③ 委托方进行产品注销后,状态变为“已注销”。
☛ 已备案产品可变更、增减受托方或由委托生产更为自主生产
① 委托方根据倩况,可对已备案产品变更原有受托方。
② 委托方对已备案产品增加受托方,受托方进行关联备案。
③ 委托方对已备案产品减少受托方,受托方生产相关信息显示注销。
④ 委托方对委托生产变更为自主生产,进行相关的注销功能。
个人解读:生产方式和委托关系的变更更灵活了,可增、可减,委托生产的备案信息也更真实了。
统计分析功能优化
☛ 将区域细化到县级行政区域,对重点地区进区域划分。可根据有需要的省市求单独设置。
☛ 统计时可同时勾选多个条件选项。在统计数据时同时勾选“备案实情况”栏下的“根据地区选择”和“根据时间选择”。
☛ 实现可根据企业名称统计汇总该企业已备案产品数量、备案后检查倩况。
☛ 优化省内各地备案数据统计功能。可查询省内各地区的备案审核平均时限,备案后检查时限等。
☛ 增加数据导出功能。所有统计查询功能增加数据导出功能。
☛ 可以通过原料名称或原料使用目的进行查询。
个人解读:想了解某一地区、某一企业、某一原料、某一使用目的的统计情况很方便了,可方便日常监管。备案和备案后检查时限一目了然,审核和检查的单位、人员有对比有压力了。
其他优化功能
☛ 网上产品备案信息显示相关内容
① 以套装形式申报的产品,不同配方能分别显示。
② 备案凭证信息中显示复配原料。
③ 备案后检查,对外展示备案后检查时间和具体的检查客观情况。
☛ 备案审查意见细化分类,设置下拉菜单,退回原因根据产品属性、配方、名称、标签、备案形式等进行问题分类。